Acara pemusnahan arsip ini diinisiasi sebagai bagian dari upaya untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen arsip. Balai Karantina Pertanian (BKP) Kelas II Tanjungpinang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemusnahan arsip-arsip yang telah mencapai akhir masa simpan.

 

Dalam sambutannya, Kepala BKP Kelas II Tanjungpinang, Aris Hadiyono, S.P., menyampaikan ucapan terima kasih atas kesediaan para tamu undangan khususnya BSIP Kepulauan Riau yang telah menghadiri acara pemusnahan arsip periode ke-2 pada hari ini. “Pengelolaan arsip sangatlah penting mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sehingga perlu dikelola dengan baik. Pada hari ini kita akan melaksanakan pemusnahan arsip periode ke-2 sejumlah 20.164 arsip mulai dari tahun 1977 hingga 2018,” ujar Aris.

 

Selain BSIP Kepri, acara ini juga dihadiri oleh beberapa instansi terkait secara virtual, yakni Sekretaris Badan Karantina Pertanian yang diwakili Kepala Bagian Umum Badan Karantina Indonesia, Akhmad Subhan, S.TP., M.M, Arsiparis Ahli Muda Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Stella Sigrid Juliet, S.S., M.Hum, Arsiparis Badan Karantina Pertanian, Isti Wijayanti, serta Arsiparis UPT Badan Karantina Pertanian se-Indonesia.

 

Pada sambutannya, Akhmad Subhan, S.TP., M.M. menyampaikan saat ini Badan Karantina Indonesia (Barantin) sedang dalam masa transisi, sama seperti BSIP yang terdahulu. Sehingga Barantin perlu banyak diberikan masukan dari BSIP dalam menghadapi transformasi organisasi. Disamping itu, menurut Subhan arsip yang dihasilkan oleh Barantin sangat banyak, sehingga diperlukan adanya pengelolaan yang berkelanjutan.

 

Selama acara, dilakukan pemusnahan berbagai jenis dokumen yang telah mencapai masa akhir simpan, diantaranya dokumen operasional Karantina Pelepasan Hewan sebanyak 8.951 berkas, dokumen operasional Karantina Pelepasan Tumbuhan sebanyak 5.081 berkas, serta dokumen Ketatausahaan sebanyak 6.132 berkas. Pelaksanaan pemusnahan tersebut berdasarkan persetujuaan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI nomor B-KN.00.01/270/2023 tanggal 12 Oktober 2023 dan Surat Kepala Badan Karantina Indonesia nomor B-817/TU.140/K/11/2023 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip Gelombang 2 tahun 2023.

 

Acara pemusnahan arsip ini diharapkan dapat menjadi contoh bagi instansi lain dalam menjalankan kebijakan manajemen arsip yang baik. Keberhasilan acara ini juga mencerminkan sinergi antara berbagai pihak dalam menjaga keamanan informasi dan menjalankan tugasnya masing-masing. Salah satunya bagi BSIP Kepri yang sedang terus berproses dalam pengelolaan arsip baik aktif maupun inaktif. (penulis:trm)